Toplantı yapmayı bilmiyoruz

Toplantı yapmaya karar vermeden önce ‘neden toplanacağız ve toplantı sonucunda hangi konuyu çözüme kavuşturacağız’’ sorusunun cevabının verilmesi gerekir. Toplantılar beyin fırtınası yapmak, bilgi vermek ya da bilgi edinmek için yapılır. Toplantının konusunun belirlenmesi, bireylerin toplantının işe yarayacağını düşünmesinde büyük öneme sahiptir. Belirlenen konuyla ilgili toplantı dışında başka bir faaliyetin yapılmasının daha faydalı olup olmayacağının belirlenmesi gerekmektedir.

Toplantının yapılacağı yeri belirleyin. Buraya katılımcıların nasıl ulaşabileceğini öğrenin ve katılımcıları bu konuda bilgilendirin. Toplantıya katılacakların listesini hazırlayın ve toplantıda ne gibi görevler üstelenebileceklerini araştırın. Toplantının amacını ve toplantının sonucunda ne elde edileceğini katılımcılara da açıklayın. Toplantıda tartışılacak konu başlıkları tanımlandıktan sonra, her konu başlığının nasıl ele alınacağı da önemlidir. Bazı konuların yazı tahtası üzerinde anlatılması, bazı konuların tepegöz yardımıyla katılımcılara gösterilmesi ya da video ile izlettirilmesi gerekebilir. Toplantıyı organize edenlerce toplantı konuları, bu konulara ayrılan süreler ve kullanılacak materyaller dikkatle seçilirse, konuların dağılması engellenebilir. Sürecin doğru yönetilmesi karar alma sürecine herkesin sağlıklı biçimde katılımı ve çıkan sonucun herkesçe bilinmesi açısından son derece önemlidir. Bunu sağlamak için, ilk aşamada mevcut durumla ilgili bilgilendirilirler, sonraki aşamada sürece herkes dâhil olur ve neler yapılabileceği tartışılır, son aşamada da kararlar belirlenir. Anlatılanların herkes tarafından anlaşıldığından emin olun. Konuların uzamamasına dikkat edin ve gerekli bölümlerde ara verin. Katılımcılar zaman zaman kendi aralarında tartışabilir, müzakeresi tamamlanmış eski konulara geri dönebilirler. Böyle durumlarda toplantı yöneticisi arabuluculuk yapmalıdır.

Toplantı sırasında katılımcıları kendi aralarında sürekli başka konuları tartışmaları, toplantının yapıldığı yere sık sık birilerinin girip çıkması, cep telefonunun çalması, masa ve sandalyelerdeki gıcırdamalar, mekândaki aksaklıklar (odanın çok sıcak, çok soğuk, karanlık ya da gürültülü olması), kalem-kâğıt gibi materyallerin zamanında dağıtılmaması, tepegöz ve videonun çalışmaması toplantı verimliliğini olumsuz etkiler. Bu konuda gerekli tedbirler toplantı öncesinde alınmalı ve katılımcılar nazik bir dille uyarılmalıdır. Toplantı yöneticisi katılımcılardan veri isterken onlara belirli bir süre (2 dakika) verebilir. Böylece herkesin konuyla ilgili söz alması istenebilir. Konuşmak istemeyenler zorlanmamalı, katılımcı olmak istemeyenlerin toplantıdan ayrılmasına izin verilmelidir.

Toplantı sırasında katılımcı sözünü tamamlayana kadar bekleyin ve onu dinlediğinizi göstermek amacıyla anlattıklarıyla ilgili sorular sorun. Gerçekten önemli ve büyük bir fikrin ortaya çıkması için pek çok fikre ihtiyaç vardır. Toplantılarda beyin fırtınasından yararlanın. Böylece katılımcılar sorunlara çok kısa sürede farklı açılardan bakabilir ve kendileri de benzer şekilde fikirler üretebilirler. Toplantıda farklı mizaç ve kişiliklerden bireylerin olmasına özellikle dikkat edilmelidir. Böylece baskın kişilikli bireylerin ya da yöneticilerin düşüncelerinin, diğer katılımcılarca şartsız kabullenilmesinin önüne geçilmiş olur.

Toplantıda siz sunum yapacaksanız, toplantının yapılacağı yere mutlaka önceden gelin katılımcıları karşılayın. Onların toplantıya nasıl bir ruh haliyle geldiklerini anlamaya çalışarak, hitap biçiminizi belirleyin. Sunuma başlamadan önce kullanacağınız araç-gerecin hazır ve çalışır durumda olduğundan emin olun. Materyallerin katılımcıların bilgi ve anlama düzeyine uygun olup olmadığını denetleyin. Toplantı sonunda dağıtacağınız geri bildirim formlarını ulaşabileceğiniz bir yere koyun. Bütün katılımcıları tanıyor bile olsanız mutlaka kendinizi tanıtın. Sunum için seçtiğiniz konuyu ve nasıl bir sunum süreci izleyeceğinizi anlatın. Daha önce duyurduğunuz ya da size tanınan süreyi aşmayın. Sunum sırasında coşkulu olun ve öğrenmeye açık olduğunu hissettirin. Tebessüm ederseniz, katılımcıların ortama ve birbirlerine alışmaları kolaylaşır. İzleyicilerden gelebilecek muhtemel soruları belirleyin ve bunlarla ilgili hazırlık yapın. Toplantı sonunda katılımcılara sizi dinledikleri için teşekkür edin.

Mutlu bir hafta geçirmeniz dileğiyle…

Benzer konuda makaleler:

İlk yorumu siz yazın

Makale hakkında düşüncelerinizi paylaşın:

E-Posta adresiniz kesinlikle gizli kalacaktır.


*